Was rechtlich bei einem IT-Wartungsvertrag zu beachten ist

In der Praxis kommt er nicht alleine, sondern im Doppelpack – der Wartungsvertrag bei IT-Projekten. Er knüpft an die Implementierungsphase oder parallel zu einem License Agreement an, weshalb ihm häufig bloß eine untergeordnete Bedeutung geschenkt wird. Zu Unrecht! Tatsächlich erreichen die Wartungskosten pro Jahr nämlich im Schnitt 20 % der Anschaffungs- bzw Lizenzkosten.

Auf was Sie bei der Verfassung und Verhandlung eines Wartungsvertrages achten sollten, haben wir für Sie zusammengefasst:

Wie ist ein IT-Wartungsvertrag zu qualifizieren?

Mit dem Abschluss eines IT-Wartungsvertrages verfolgt der Auftraggeber den Zweck, die Betriebs- und Funktionsfähigkeit der Software aufrechtzuerhalten.

Dabei stellt sich die Frage, wie ein Wartungsvertrag rechtlich zu qualifizieren ist? Handelt es sich um einen Werkvertrag, bei dem ein konkreter Erfolg geschuldet ist oder einen (freien) Dienstvertrag, bei welchem der Auftragnehmer ein “bloßes Bemühen” zu erbringen hat. Tendenziell wird es dem Auftragnehmer lieber sein, wenn der Wartungsvertrag als Dienstvertrag zu bewerten ist.

Je nachdem wie die gut die Verhandlungsposition ist, wird der Auftragnehmer daher den Wartungsvertrag in Richtung eines (freien) Dienstvertrages lenken.

Praxis-Tipp: Weil diese Qualifikation von erheblicher Bedeutung ist, sollte die (jeweilige) Qualifikation bereits im Zuge der Vertragsverhandlungen geklärt werden.

Was regelt ein IT-Wartungsvertrag?

Die Hautpunkte eines Wartungsvertrages sind regelmäßig :

• die Erbringung von Support-Dienstleistungen (Help-Desk),
• die Behebung von Softwarefehlern (Bugs) durch Updates,
• und – je nach Verhandlungsstärke – die Verbesserung der Software durch Upgrades.
  
  Praktisch häufig weitere Elemente eines IT-Wartungsvertrages sind:
  
• Die Anpassung an eine geänderte EDV-Infrastruktur,
• Regelmäßige Schulungen,
• Backup-Management,
• IT-Sicherheitsvorkehrungen,
• Escrow-Agreements,
• Anpassungen an gesetzliche Änderungen.
  
  Je nach Notwendigkeit kann es weiters erforderlich sein in einem IT-Wartungsvertrag Service-Levels im Zuge eines Service-Level-Agreements zu konkretisieren wie bspw die maximale Dauer einer Fehlerbehebungen (Wiederherstellungsdauer), Reaktionszeiten, technische Mindestparameter (z.B.: Übertragungsgeschwindigkeit) die Protokollierung der „Uptime“ oder etwa die Mean-Time-to-repair.

Je nach Verhandlungsstärke können auch Mechanismen zur Evaluierung der Einhaltung der Service-Levels sowie die rechtlichen Konsequenzen, wenn die Service-Levels nicht eingehalten werden (zB sogenannte Service Credits oder Pönalen), geregelt werden.

Gewährleistung oder Wartung?

Wie eingangs dargestellt, schließt der Wartungsvertrag häufig an die Implementierungsphase an. Sofern nach erfolgter Abnahme der Software Mängel auftreten, stellt sich die Frage, ob für die Behebung dieser Mängel dem Auftragnehmer ein Entgelt zusteht oder nicht. Schließlich könnte der Auftraggeber argumentieren, dass die Mängel im Zuge der Gewährleistung unentgeltlich auszubessern sind und daher diesbezüglich kein Wartungsentgelt zusteht.

Praxis-Tipp: Um eine Eskalation präventiv zu vermeiden, vereinbaren die Vertragsparteien daher häufig, dass das Wartungsentgelt für die Dauer der Gewährleistungsfrist reduziert ist. Die Wahrscheinlichkeit eines Mangels wird demnach “eingepreist”.

Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

IT-Unternehmen beklagen häufig eine inadäquate Mitwirkung ihres Auftraggebers. Etwa die Hälfte aller Softwarestörungen sind nicht der Mangelhaftigkeit der Software geschuldet, sondern auf einen Bedienungsfehler des Auftraggebers zurückzuführen. In diesen Fällen stellt sich in der Praxis häufig die Frage, ob dem Auftragnehmer für derartige Fehlerbehebungen ein gesondertes – also über die Wartungspauschale hinausgehendes – Entgelt zusteht. Um derartige Diskussionen zu vermeiden, sollte diesbezüglich bereits während der Vertragsverhandlungen ein Konsens gefunden werden. In diesem Zusammenhang sollte auch geregelt werden, welche Mitwirkungspflichten den Auftraggeber bei Störungsfällen treffen.

Datenschutz und Wahrung von Geschäftsgeheimnissen

Bei so gut wie allen IT-Wartungsverträgen stellt sich in der Praxis die Frage, ob mit dem Auftragnehmer zwingend ein Auftragsverarbeitervertrag nach Art 28 DSGVO abzuschließen ist. Dies ist zweifelsfrei zu bejahen, wenn der Auftragnehmer („as a service“) personenbezogenen Daten im Auftrag des Auftraggebers hostet. Sollte jedoch ein Zugriff nur über die Fernwartung erfolgen, ist die Rechtslage unklar. Die herrschende Lehre vertritt die Ansicht, dass im Zweifel auch bei externem Support (Fernwartung, Remote-Zugriff) ein Aufttagsverarbeiterverhältnis vorliegt, wenn bei diesen Tätigkeiten ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.

Fazit

Zu Unrecht wird dem IT-Wartungsvertrag bei IT-Projekten oft nicht die gebotene Aufmerksamkeit gewidmet. Im Sinne einer langfristigen und harmonischen Zusammenarbeit, sollten die oben genannten Aspekte daher geregelt werden.

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