Rechtskonformes Verhalten bei Lizenz Audit

I. Hintergründe eines Lizenz-Audits

Software hat die Eigenschaft, dass sie nicht greifbar ist. Damit geht die Problemstellung einher, dass deren gesetzwidriger Gebrauch schwierig nachgewiesen werden kann. Demnach spielt es eine wichtige Rolle, die Lizenzierung von in Unternehmen eingesetzten Softwareprodukten im Wege einer Überprüfung zu evaluieren. Das probate Mittel für eine solche Evaluierung ist die Durchführung von Audits beim Kunden. Der Softwareanbieter hat ein Interesse daran, mithilfe von Audits sicherzustellen, dass der Anwender die eingeräumten Lizenzen nicht überschreitet, um im Falle einer etwaigen Unterlizenzierung Nachforderungen und gegebenenfalls Schadenersatzansprüche zu stellen. Doch es stellt sich die Frage, unter welchen Voraussetzungen der Anwender ein solches Lizenz-Audit dulden muss. Oder, aus der Sicht des Softwareunternehmens betrachtet, wann hat dieses einen Anspruch darauf, ein Lizenz-Audit durchzuführen?

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Anbieter von Software haben ein nachvollziehbares Interesse daran, die Einhaltung der lizenzkonformen Nutzung ihrer Software zu überwachen. Um dieses Interesse zu wahren, dient das Lizenz-Audit. Im Falle einer Unterlizenzierung drohen Nachzahlungen und zuweilen sogar strafrechtliche Sanktionen. Lizenz-Audits sorgen beim Anwender auch deshalb für Ungemach, da häufig ein fehlendes Lizenzmanagement schonungslos aufgedeckt wird. Eine heterogene Systemlandschaft, ein nicht stringent organisiertes Beschaffungswesen und eine unzureichende Dokumentation führen dazu, dass keine Übersicht über die eingesetzten Lizenzen besteht.

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Das Ergebnis der Studie „The Compliance Gap BSA Global Software Survey June 2014“ stimmt diesbezüglich wie beschrieben nachdenklich: 43 % aller eingesetzten Software ist nicht ordnungsgemäß lizenziert. Dass Softwareunternehmen hier, vor allem in Zeiten einer Rezession, nicht tatenlos zusehen, erscheint logisch. Eine unter Wiener IT-Dienstleistern durchgeführte Umfrage ergab, dass bereits 23 % ein- oder mehrmals Bekanntschaft mit einer Lizenzprüfung gemacht haben. 34 % der IT-Dienstleister gaben weiters an, dass auch ihre Kunden bereits betroffen waren.

II. Rechtliche Hintergründe eins Lizenz-Audits

Softwareunternehmen müssen bei Durchführung eines Audits darauf achten, dass im Vertrag mit dem Kunden eine „Lizenz-Audit-Klausel“ vereinbart ist. Diese soll dem Rechteinhaber der Software die Möglichkeit bieten, den tatsächlichen Umfang der Nutzung seiner Softwareprodukte im Zuge eines Audits zu überprüfen. Zweck solcher Klauseln soll die Wahrung der Interessen des Lizenzgebers sein, eine von ihm nicht autorisierte Nutzung (Unterlizenzierung) festzustellen und gegebenenfalls zu untersagen. Auf der anderen Seite stehen die Interessen des Kunden, welche von der Beeinträchtigung des Betriebsablaufs über eine Verletzung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse gehen. Ebenso steht die Unverletzlichkeit der Wohnung/ Betriebsstätte den Interessen des Softwareunternehmens entgegen. Nach der herrschenden Meinung und gelebten Praxis ist es grundsätzlich zulässig, dass die Durchführung eines Lizenz-Audits im Wege der Privatautonomie vertraglich vereinbart werden kann. Doch nicht jede Audit-Klausel in Lizenzverträgen ist wirksam. Wurde keine Audit-Klausel vereinbart, ist die Situation für den Softwareunternehmer ungleich schwieriger – teilweise wird gar die Meinung vertreten, dass ohne vertragliche Vereinbarung die Durchführung eines Lizenz-Audits nur auf Kulanzbasis mit dem Kunden möglich sein soll.

III. Strategische Vorgehensweise bei Lizenz-Audits

Zusammenfassend muss der Anwender die Durchführung eines Lizenz-Audits dulden, wenn dies vertraglich vereinbart wurde. Wenn die Klausel gröblich benachteiligend formuliert sein sollte, könnte der Kunde die Nichtigkeit dieser Klausel einwenden und damit das Audit abwenden. Dies gilt umso mehr dann, wenn die Lizenz-Klausel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen platziert wurde.

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In der Praxis fällt auf, dass Lizenz-Audits häufig durch Sales-Mitarbeiter initiiert werden. Dies überrascht, da ein solches Audit erhebliche rechtliche Implikationen aufweist. Diese Praktik ist aber auch Sinnbild dessen, was ein Lizenz-Audit häufig ist: ein aggressiv geführtes Verkaufsgespräch. Häufig endet ein Lizenz-Audit damit, dass sich die Parteien darauf einigen, für die Folgeperiode erneut Lizenzen zu erwerben. Nur bei einem entsprechend hohen Volumen wird der Software-Hersteller auf einer kostenpflichtigen Nachlizenzierung bestehen. Bei der Berechnung der Lizenzen sind etwaige Rabattierungen zu beachten. Als Ergebnis der „Verhandlungen“ solle sich der Anwender eine verbindliche und dokumentierbare Abschlusserklärung geben lassen, dass mit den beidseitig übereinstimmend festgestellten Nachlizenzierungen etwaige Unterlizenzierungen nicht weiter geltend gemacht werden. Eine solche Abschlusserklärung muss daher eine bereinigende Funktion aufweisen.

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Zu guter Letzt: Das auditierende Unternehmen, bzw deren Vertreter, sollte fair und umsichtig agieren. Letztlich handelt es sich beim Auditierten um einen Kunden. In den allermeisten Fällen resultieren Unterlizenzierungen aus Unwissenheit und sind nicht auf vorsätzliches Verhalten zurückzuführen. Schließlich soll das Lizenz-Audit die Geschäftsbeziehung nicht nachhaltig belasten.

Praxis-Input

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Um Nachzahlungen im Zuge eines Lizenz-Audits bereits präventiv zu vermeiden, tut der Anwender gut daran, ein Software-Lizenzmanagement zu implementieren. Dieses Software-Lizenzmanagement erhebt und dokumentiert die Softwarenutzung und Nutzungsintensität des Lizenzbestandes kontinuierlich.

Zum Autor:

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Dr. Tobias Tretzmüller, LLM, B.A. ist Rechtsanwalt mit Fokus auf den Bereich des Softwarerechts. Er ist auf IT-Vertragsgestaltung, IT-Streitigkeiten, E-Commerce, Markenrecht, neue Technologien (Blockchain, KI) sowie Datenschutzrecht spezialisiert. Umfassende Lehr- und Vortragstätigkeiten sowie Publikationen in einschlägigen Medien.

Weiterführende Literatur:

Handbuch Softwarerecht: https://www.lindeverlag.at/buch/handbuch-softwarerecht-19574

Online-Kurs: Softwarerecht für Geschäftsführer:

https://www.digital-recht.at/produkte/kurs-softwarerecht-fur-geschaftsfuhrer

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